Exista doua modalitati de a trimite raspunsuri automate de tip Out Of Office. Modul in care il utilizati depinde de tipul de cont de e-mail pe care il aveti.
Selectati Fisier in capatul din stanga al meniului:
... apoi selectati imaginea de mai jos care corespunde versiunii dvs. de Outlook:
Daca vedeti butonul Raspunsuri automate, urmati pasii pentru a configura un raspuns automat.
Daca nu vedeti butonul Raspunsuri automate, urmati pasii pentru a utiliza reguli pentru a trimite un mesaj de tip Absent de la birou.
1. Configurarea unui raspuns automat
1.Selectati Fisier > Raspunsuri automate.
Nota: Pentru Outlook 2007, alegeti Instrumente > Asistentul Absent de la birou.
2.In caseta Raspunsuri automate, selectati Se trimit raspunsuri automate.
Optional, setati un interval de date pentru raspunsurile automate. Acest lucru va dezactiva raspunsurile automate la data si ora pe care le introduceti pentru ora de sfarsit. Altfel, va trebui sa dezactivati manual raspunsurile automate.
Nota: Daca nu vedeti Raspunsuri automate, utilizati Reguli si avertizari pentru a configura mesajul de tip Absent de la birou.
3.Pe fila In organizatie, tastati raspunsurile pe care doriti sa le trimiteti membrilor echipei dvs. sau colegilor cat timp sunteti absent de la birou.
Nota: Trimiterea de raspunsuri automate oricui din afara organizatiei va trimite raspunsul automat la fiecare e-mail, inclusiv pentru buletine informative, reclame si spam. Daca doriti sa trimiteti raspunsuri automate pentru persoane din afara organizatiei dvs., va recomandam sa alegeti Doar persoanele mele de contact.
4.Selectati OK pentru a salva setarile.
Dezactivarea raspunsurilor automate Absent de la birou
Atunci cand Outlook este configurat sa trimita raspunsuri automate, veti vedea un mesaj sub panglica cu aceste informatii. Selectati Dezactivare pentru a dezactiva raspunsurile automate Out Of Office. Daca doriti sa modificati datele pentru raspunsul automat sau mesajul trimis, utilizati pasii de mai sus pentru a modifica setarile.
Nota: In Outlook 2007, pentru a dezactiva raspunsurile de tip Absent de la birou, selectati Instrumente > Asistentul Absent de la birou si debifati caseta de selectare Se trimit raspunsuri automate Absent de la birou.
2. Utilizarea regulilor pentru a crea un mesaj de tip „absent de la birou”
Atunci cand faceti click pe Fisier in Outlook, ar trebui sa vedeti un ecran care arata astfel:
Daca vedeti un buton pe care scrie Raspunsuri automate, consultati Trimiterea de raspunsuri „Absent de la birou” automate din Outlook. In caz contrar, urmati acesti pasi pentru a crea un sablon pentru prin care sa raspundeti la mesaje si sa configurati Outlook sa raspunda la fiecare mesaj primit.
Crearea unui sablon Absent de la birou
In Outlook, creati un mesaj de e-mail nou.
Introduceti un subiect si corpul mesajului pentru sablonul Absent de la birou.
Selectati Fisier > Salvare ca.
Dati un nume sablonului si, in lista verticala Salvare cu tipul, selectati Sablon Outlook (*.oft).
Puteti schimba locatia pentru sablon, dar puteti alege si locatia implicita, care este de obicei c:\users\username\appdata\roaming\microsoft\templates. Faceti click pe Salvare.
Puteti sa creati un sablon nou de fiecare data cand sunteti absent de la birou sau sa reutilizati un sablon existent. Acum sunteti gata sa utilizati acel sablon pentru a crea o regula de tip Out Of Office.
Crearea unei reguli Absent de la birou
Selectati Fisier > Gestionare reguli si avertizari.
In caseta de dialog Reguli si avertizari, in fila Reguli e-mail, faceti click pe Regula noua.
Sub Pornire de la o regula necompletata, faceti click pe Se aplica regula la mesajele primite si pe Urmatorul.
Pentru a raspunde la fiecare mesaj de e-mail primit, lasati casetele Pasul 1 si Pasul 2 nemodificate si faceti click pe Urmatorul din nou. Selectati Da atunci cand Outlook va intreaba daca doriti sa aplicati aceasta regula la toate mesajele.
Sub Ce faceti cu acest mesaj, in Pasul 1: Selectati actiunile, selectati raspuns utilizand un anumit sablon.
Sub Pasul 2: Editati descrierea regulii, faceti click pe textul subliniat pentru un anumit sablon.
In caseta Cautare in din partea de sus a casetei Selectare un sablon de raspuns, selectati Sabloane utilizator in sistemul de fisiere.
Selectati sablonul pe care l-ati creat mai sus si selectati Deschidere si Urmatorul.
Puteti adauga orice exceptii necesare, apoi selectati Urmatorul.
Dati un nume regulii, de exemplu, Nu sunt la birou.
Optiunea Activati aceasta regula este bifata implicit. Daca sunteti gata acum sa activati butonul Absent de la birou, selectati Terminare. Altfel, debifati aceasta caseta. Puteti sa activati regula la o data ulterioara.
Nota: pentru a seta ca regula sa trimita raspunsuri automate la mesajele de e-mail in timp ce sunteti plecat, trebuie sa lasati programul Outlook sa ruleze.
Activarea unei reguli
Daca ati creat sablonul si regula dvs. Absent de la birou cu cateva zile inainte sa aveti nevoie de aceasta, activati regula utilizand urmatorii pasi.
Selectati Fisier > Gestionare reguli si avertizari.
In caseta de dialog Reguli si avertizari, pe fila Reguli de e-mail, gasiti regula pe care ati creat-o si bifati caseta din partea stanga a regulii. Apoi selectati OK.
